SERTIFIKASI CoC PEFC
(CHAIN OF CUSTODY)
Sertifikasi COC PEFC adalah sertifikasi mengenai rantai pasok melalui mekanisme lacak balak yang memberikan jaminan terverifikasi independent bahwa bahan baku yang berbasis dari hutan bersertifikat yang terkandung dalam suatu produk berasal dari hutan yang dikelola secara lestari. Ini melengkapi sertifikasi pengelolaan hutan lestari PEFC, yang memastikan bahwa hutan dikelola sesuai dengan persyaratan lingkungan, sosial dan ekonomi.
Sertifikasi COC PEFC memungkinkan pelaku usaha untuk menunjukan sumber bahan baku yang dimiliki legal serta berkelanjutan (Lestari) kepada pelanggan. Hal ini memberikan keuntungan yang membantu terhadap lingkungan, orang dan keuntungan bagi perusahaan/usaha, seperti akses pasar dan kepatuhan terhadap undang-undang.
PEFC adalah The program for the Endorse of Forest Certification adalah aliansi global terkemuka/internasional terhadap sistem sertifikasi hutan nasional yang berperan Sebagai organisasi nirlaba internasional, organisasi non-pemerintah, yang berdedikasi untuk mempromosikan pengelolaan hutan lestari melalui sertifikasi pihak ketiga yang independent.
Standar & Acuan Normatif
Standar yang menjadi acuan dalam proses sertifikasi PEFC CoC (beserta acuan yang relevan)
- PEFC GD 1008 : 2019 PEFC Information and Registration System-Data Requirements
Download - PEFC ST 2001 : 2020 PEFC Trademarks Rules – Requirements.
Download - PEFC ST 2002 : 2020 Chain of Custody of Forest and Tree Based Products – Requirements.
Download - PEFC ST 2003 : 2020 Requirements for Certification Bodies Operating Certification against the PEFC International Chain of Custody Standard.
Download - SNI ISO/IEC 19011 : 2018 Guidelines for auditing management systems.
Download - SNI ISO/IEC 17065 : 2012 Penilaian Kesesuaian – Persyaratan untuk Lembaga sertifikasi produk, proses dan Jasa.
Download - IAF ID 12 : 2015 Principles Remote Assessment.
Download - IAF MD 2 : 2017 Transfer of Accredited Certification of Management Systems.
Download - IAF MD 1 : 2018 Audit and Certification of a Management System Operated by a Multi-Site Organization.
Download - IAF MD 5 : 2019 Determination of Audit Time of Quality, Environmental, and Occupational, and Occupational Health & Safety Management System.
Download - PEFC guidance V8 : 2021 CoC auditing affected by COVID-19.
Download - KAN U-01. tentang Syarat dan Aturan Akreditasi Lembaga Penilai Kesesuaian
Download - KAN U-02 tentang Kategori Temuan
Download - KAN U-03.Rev.2 tentang Penggunaan Simbol Akreditasi Komite Akreditasi Nasional
Download - KAN K-08.10 Persyaratan Tambahan Akreditasi LSPro PEFC IFCC CoC
Download
Ruang Lingkup
Mengacu pada Standar yang telah diatur oleh Dewan PEFC, ruang lingkup sertifikasi terdiri dari:
A. Jenis Usaha yang terbagi menjadi 3, yaitu:
1. Manufaktur
Yaitu Sebuah perusahaan kecil mandiri yang telah berasosiasi bersama-sama untuk tujuan memperoleh dan memelihara sertifikasi CoC. Kantor pusat mungkin merupakan asosiasi perdagangan yang sesuai, atau badan hukum lain yang benar-benar berpengalaman yang dinominasikan untuk tujuan oleh sekelompok anggota yang berniat atau menawarkan layanan grup yang dikelola untuk tujuan dan konsisten dengan standar ini.Kantor pusat juga dapat dikelola oleh satu anggota kelompok.
- Trader
- Project
B. Jenis Sertifikat yang terdiri dari 3, yaitu:
- Single-site
- Multi-site
- Group Certification
Group Certification terbatas pada partisipasi site/lokasi yang berdomisili di satu Negara, dengan persyaratan sebagai berikut :
a. Tidak lebih dari 50 karyawan (setara dengan karyawan paruh waktu),
b. Memiliki omset maksimum 10.000.000 EUR atau setara.
c. Rencana pemenuhan bahan baku untuk sertifikat produk yang terdiri dari 3, yaitu:
- Physical separation method
- Persentage method
- Credit Method
4. Metode CoC yang diterapkan ada 3 jenis, yaitu:
a. PEFC certified material
b. PEFC control sources material
c. Recycle material
Mekanisme Ketidak berpihakan
1.Umum
Prinsip ketidakberpihakan yang dijalankan oleh PT Intishar Sadira Eshan berpedoman kepada standar ISO 17065:2012 dan ISO 17021:2015, terhadap:
a. Ketidakberpihakan dari aspek keuangan,
b. Ketidakberpihakan dari aspek sumber daya manusia, dan
c. Ketidakberpihakan dari operasi kegiatan sertifikasi yang dijalankan.
Untuk memastikan dalam menjalankan operasinya PT Intishar Sadira Eshan selalu menjaga ketidakberpihakan, sekurang-kurangnya setahun sekali dilakukan evaluasi terhadap ketidakberpihakan dan hasil evaluasi akan dimintakan review, masukan dan saran kepada beberapa perwakilan pemangku kepentingan
2.Hasil evaluasi Ketidakberpihakan
Evaluasi ketidakberpihakan PT ISE dilakukan oleh jajaran Direksi pada saat Tinjauan Manajemen dibawah koordinasi Direktur Utama yang dibantu oleh Manager Forestry Voluntary, Manager Umum dan Keuangan serta Wakil Manajemen masing-masing skema sertifikasi.
Evaluasi ketidakberpihakan dilakukan terhadap :
a. Ketidakberpihakan Aspek Keuangan
b. Ketidakberpihakan Aspek Sumber daya manusia
c. Ketidakberpihakan Aspek Operasi
Untuk lebih menjamin independensi dan evaluasi ketidakberpihakan dapat diakses oleh publik, berikut adalah laporan hasil evaluasi ketidakberpihakan yang dapat diunduh sekaligus dapat memberikan saran dan masukan pada kolom yang telah disediakan, dan mengirimkannya kembali kepada kami melalui alamat email adminise@ptise.co.id .
- Laporan Tinjauan Manajemen dan Evaluasi Ketidakberpihakan (Download)
- Laporan Evaluasi Ketidakberpihakan PT Intishar Sadira Eshan (Download)
Tahapan & Proses PEFC – CoC
- Calon Klien/Pemohon mengajukan SURAT PERMOHONAN dan mengisi APLIKASI SERTIFIKASI COC Kepada PT ISE yang ditujukan kepada Direktur Utama, melalui Divisi Sertifikasi Hutan dan Kebun, Surat Permohonan dan Aplikasi akan dilakukan kajian sekurang-kurangnya selama 7 hari sejak permohonan diterima;
- Apabila Aplikasi Permohonan disetujui, selanjutnya dibuatkan Surat Perjanjian Kerja (kontrak kerja) terkait hak dan kewajiban antara PT ISE dan Pemohon;
- Selain Dokumen Persyaratan yang harus dilampirkan pada Surat Permohonan, Pihak PT ISE akan meminta Data dan Dokumen Audit sebagai bahan untuk proses Audit Tahap I;
- Proses Audit Tahap I dengan melakukan verifikasi data dan dokumen persyaratan legalitas dan lain-lainya. Pelaksanaan Audit Tahap I selambat-lambatnya selama 90 Hari atau 3 Bulan.
- Setelah dilakukan verifikasi, direview dan pengambilan keputusan hasil audit Tahap I. Apabila lulus, maka proses sertifikasi dapat dilanjutkan ke tahap audit Lapangan (Audit Tahap II), dan apabila terdapat ketidaksesuaian auditee diberikan kesempatan untuk perbaikan selama 1 tahun sampai ketidaksesuain diselesaikan sebelum dilaksanakannya audit surveillan;
- Manajemen PT ISE melakukan Publikasi dan Rencana Audit Tahap II sekurang-kurangnya 14 Hari sebelum proses audit lapangan dilaksanakan melalui web PT ISE.
- Audit Tahap II (Audit Lapangan), lama hari audit kurang lebih 2 hari tergantung pada ruang lingkup yang diaudit. Pelaksanaan audit tahap II meliputi :
– Rapat pembukaan (opening meeting);
– Pengumpulan bukti audit melalui review informasi yang didokumentasikan, pemeriksaan lapangan dan wawancara;
– Diakhiri dengan rapat penutupan (closing meeting).
- Apabila hasil audit terdapat temuan ketidaksesuaian, maka auditee diberikan kesempatan untuk melakukan perbaikan selama 6 bulan sampai ketidaksesuaian tersebut diselesaikan
- Tim audit membuat laporan hasil audit Tahap II. Kemudian dilakukan proses review terhadap Laporan Hasil Audit yang dilakukan oleh Reviewer. Selanjutnya dilakukan proses Pengambilan Keputusan selambat-lambatnya selama 30 Hari sejak closing meeting.
- Hasil dari tahapan Pengambilan Keputusan berupa Hasil Keputusan Sertifikasi dapat berupa Kelulusan dengan diterbitkannya Surat Keputusan disertai pemberian Sertifikat dan/atau Ketidaklulusan dengan pembatasan pemberian sertifikat
- Hasil Keputusan Sertifikasi dan Pemberian Sertifikat dipublikasikan selambat-lambatnya 30 hari kalender setelah keputusan sertifikasi ditetapkan.
Keluhan
Keluhan adalah ekspresi ketidakpuasan secara tertulis dari individu dan/atau Lembaga Sertifikasi, KAN, Instansi terkait skema sertifikasi (pemerintah pusat/pemerintah daerah), stakeholder lain terkait dengan sertifikasi dan auditee kepada PT Intishar Sadira Eshan.
Keluhan dapat diajukan sewaktu-waktu, disampaikan secara tertulis kepada PT Intishar Sadira Eshan atau ke alamat email :
Kelengkapan laporan pengaduan keluhan atau banding sekurang-kurangnya berisi :
- Surat Pengaduan, yang berisi identitas yang mengajukan keluhan, yang memuat informasi nama, alamat, nomor telepon yang bisa dihubungi atau alamat e-mail dan ditanda-tangani oleh yang mengajukan keluhan.
- Materi keluhan yang disertai bahan bukti pendukung yang dapat dipertanggungjawabkan.
- Usulan cara penyelesaian permasalahan.
Penyelesaian Keluhan harus diselesaikan paling lama 30 (tiga puluh) hari sejak diterimanya permohonan penyelesaian keluhan.
Banding
Banding CoC adalah permintaan secara tertulis dari Pemegang Izin, Pemegang Hak Pengelolaan atau Pemilik Hutan Hak kepada PT Intishar Sadira Eshan untuk peninjauan kembali atas hasil keputusan proses sertifikasi, atau dari PT Intishar Sadira Eshan kepada KAN untuk peninjauan kembali atas hasil keputusan proses akreditasi.
Banding oleh auditee kepada PT Intishar Sadira Eshan selambat-lambatnya 14 Hari kalender sejak disampaikan laporan keputusan hasil penilaian/verifikasi.
Keluhan atau banding disampaikan secara tertulis kepada PT Intishar Sadira Eshan atau ke alamat email : adminise@ptise.co.id, dengan dilengkapi identitas yang mengajukan keluhan atau banding secara jelas.
Kewajiban dan Hak Pemohon
“Kewajiban dan Hak Pemohon, atau Para Pihak terkait sertifikasi CoC PEFC secara detail dituangkan dalam Surat Perjanjian Kerja Sertifikasi pada setiap skema sertifikasi”.
Merk Dagang
PT Intishar Sadira Eshan mengatur Beberapa ketentuan dalam hal implementasi penerapan sertifikat dan Penggunaan Merek dagang pada produk dan atau hasil mengacu kepada hal-hal sebagai beriku :
- Implementasi penerapan Sertifikat dan penggunaan Logo atau Merk dagang pada produk dan atau hasil produk secara terus menerus dilakukan pada saat penilikan berkala dan atau atas informasi yang diterima PT Intishar Sadira Eshan apabila diduga terjadi penyalahgunaan.
- Pemastian implementasi penggunaan Logo dan atau merek dagang diverifikasi oleh auditor yang di tunjuk pada saat pembentukan tim audit
- Apabila ternyata terdapat auditee yang menyalahgunakan Sertifikat dan atau logo (merek dagang) diluar ketentuan yang dipersyaratkan, PT ISE berkewajiban untuk memberikan Surat Peringatan dan apabila auditee tidak dapat membuktikan Tindakan koreksi dan korektif akibat penyalahgunaan sertifikat dan atau logo tersebut PT ISE memiliki kewenangan untuk melakukan pembekuan dan pencabutan
Adapun ketentuan penggunaan Merek Dagang PEFC CoC merujuk kepada standar PEFC ST 2001:2020, dengan bentuk Logo / merek dagang sebagai berikut ;
Atau
