Dibawah ini beberapa persyaratan untuk melakukan permohonan dan pendaftaran sertifikasi yang harus dipenuhi dan dipatuhi oleh auditee melalui Lembaga Sertifikasi PT Intishar Sadira Eshan, yaitu :
a. Seluruh data dan informasi yang diperlukan untuk kegiatan sertifikasi, harus disediakan oleh auditee, seperti:
b. Jika persyaratan-persyaratan yang diminta tidak dicukupi, PT ISE akan memberitahukan kepada auditee untuk menunda atau menghentikan proses sertifikasi.
c. Sertifikat yang diterbitkan hanya berlaku bagi unit pengelolaan yang dimohon, tertuang di dalam Form Aplikasi (Permohonan Sertifikasi), dan setelah dilakukan audit serta dinyatakan telah memenuhi seluruh persyaratan standar yang berlaku. Nama dan lokasi unit pengelolaan tercantum pada sertifikat (Dokumen Sertifikasi) CoC yang diterbitkan, yang sekurang-kurangnya berisi informasi sebagai berikut :
2. Kontrak Sertifikasi
Auditee yang akan mengajukan permohonan sertifikasi hendaknya telah melakukan persiapan-persiapan hingga merasa yakin bahwa seluruh kegiatan operasional perusahaan yang berkaitan dengan pemenuhan bahan baku telah memenuhi standar yang dipersyaratkan oleh PEFC.
Auditee yang berminat untuk dilakukan sertifikasi PEFC CoC, dapat mengunduh aplikasi permohonan sertifikasi melalui website PT ISE kepada PT ISE segera akan dikirim lembar isian “Permohonan Sertifikasi” dan “Aplikasi Permohonan” untuk dilengkapi dan dikirimkan kembali kepada manajemen PT ISE. Berdasarkan lembaran Permohonan tersebut, manajemen PT ISE akan mengkaji permohonan maksimal 14 (empat belas) hari kalender dengan menganalisis beberapa hal diantaranya :
Berdasarkan hasil kajian permohonan akan diperoleh rekomendasi apakah permohonan dapat diterima atau tidak. Apabila berdasarkan kajian permohonan dapat diteruskan maka proses selanjutnya adalah dilakukan kesepakatan harga dan perjanjian kerjasama, selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sebelum proses Audit lapangan dilaksanakan.
Aplikasi permohonan dapat diunduh melalui link berikut ini :
3. AUDIT TAHAP I
Audit tahap I dilakukan pada saat sebelum Audit lapangan dilaksanakan, Audit tahap I harus dilaksanakan untuk memastikan apakah data yang diperlukan sebelum Audit Lapangan dilaksanakan telah sesuai dengan persyaratan yang telah diminta oleh PT ISE.
Jika semua persyaratan telah memenuhi, maka langkah selanjutnya Manager CoC dapat melanjutkan verifikasi berkas ke tahap II yaitu Audit lapangan. Waktu untuk verifikasi data dan memperbaiki data jika ada kekurangan yaitu selama kurang lebih 1 (satu) bulan sebelum audit tahap II dilaksanakan.
Audit tahap 1 ditujukan untuk :
a. Melakukan Verifikasi terhadap:
b. Mengevaluasi tingkat kerumitan proses:
c. Menentukan metodologi penilaian dan metode sampling ;
d. Mengkaji alokasi sumber daya untuk pelaksanaan audit tahap 2 dan meminta persetujuan organisasi mengenai rincian audit tahap 2 ;
e. Analisis resiko terhadap keberhasilan audit tahap 2 (audit tools, kelancaran koordinasi dengan organisasi, ketersediaan alat, keselamatan dalam mengaudit) ;
f. Melakukan diskusi dengan organisasi untuk menentukan kesiapan audit tahap 2.
4. AUDIT TAHAP II ( PELAKSANAAN AUDIT LAPANGAN)
Audit Tahap II ( Audit Lapangan ) dilakukan untuk memastikan seluruh operasional Auditee telah sesuai dengan seluruh persyaratan standar yang berlaku.
Pemohon harus menunjuk seorang personal (Wakil Manajemen) yang bertanggungjawab untuk memastikan bahwa proses penilaian utama atau sertifikasi awal oleh PT ISE dapat dilaksanakan dan memberikan kewenangan untuk melakukan hubungan komunikasi secara berkelanjutan dengan PT ISE.
Ketua Tim Audit akan menghubungi Wakil Manajemen pemohon untuk mendiskusikan tanggal dan mekanisme penilaian lapangan, termasuk keperluan logistik dan akomodasi yang harus disediakan.
Sebelum audit tahap II (audit lapangan) dilakukan, tim audit melalui manajemen PT ISE (asman CoC dan atau Manager Forestry Voluntary) akan menyampaikan audit plan untuk dimintai persetujuan dari auditee.
Dalam proses audit tahap II, Tim audit harus dapat memastikan hal-hal sebagai berikut namun tidak terbatas pada:
a. proses CoC dengan persyaratan standar CoC dan penerapannya yang efektif
b. sistem manajemen dengan persyaratan standar CoC dan penerapannya yang efektif
c. proses CoC dengan persyaratan untuk menghindari pengadaan bahan baku dari sumber kontroversial jika berlaku (persyaratan PEFC DDS) dan penerapannya yang efektif ;
d. penggunaan merek dagang PEFC yang benar dengan standar Merek Dagang PEFC dan penerapan efektifnya dan bahwa kontrak lisensi merek dagang, yang harus ditandatangani antara organisasi dan Dewan PEFC atau badan resmi PEFC agar organisasi diizinkan untuk menggunakan Merek dagang PEFC.
Apabila ditemukan ketidaksesuaian, maka tim audit akan menerbitkan Laporan Ketidaksesuaian kepada organisasi, Tim Auditor harus mengkategorikan ketidaksesuaian tersebut menjadi:
a. Ketidaksesuaian Major:
Tidak adanya atau kegagalan untuk menerapkan dan memelihara, satu atau lebih persyaratan standar CoC, yang dapat mengakibatkan risiko sistemik terhadap fungsi dan efektivitas CoC dan/atau mempengaruhi kepercayaan pada klaim produk yang dibuat oleh organisasi atas bahan baku bersertifikat.
Catatan: Ketidaksesuaian major dapat berupa ketidaksesuaian individu, atau sejumlah ketidaksesuaian minor yang saling terkait yang ketika dipertimbangkan secara total akan dinilai sebagai ketidaksesuaian major.
b. Ketidaksesuaian Minor:
Kegagalan tunggal untuk memenuhi persyaratan standar CoC yang dapat mengakibatkan tidak ada risiko sistemik terhadap fungsi dan efektivitas CoC dan / atau mempengaruhi kepercayaan pada klaim produk yang dibuat oleh organisasi atas bahan baku bersertifikat.
c. Observasi (Observation):
Tahap awal permasalahan yang bukan merupakan ketidaksesuaian, namun oleh auditor dianggap dapat menuju ketidaksesuaian di masa yang akan datang bila tidak diperhatikan oleh organisasi. Untuk itu sebuah observasi dianggap sebagai peringatan terhadap sebuah masalah, yang bila tidak diperhatikan, dapat menjadi ketidaksesuaian di masa yang akan datang. Temuan audit yang tidak menunjukkan ketidaksesuaian. Ini dapat diidentifikasi oleh tim audit sebagai peluang untuk perbaikan.
5. KEPUTUSAN SERTIFIKASI& PENERBITAN SERTIFIKAT
Hasil keputusan dapat berupa pemberian Sertifikat atau tidak diberikannya sertifikat. Keputusan akhir dari proses sertifikasi menjadi wewenang PK dan keputusan PK bisa tidak sama dengan rekomendasi yang dihasilkan oleh Tim Audit. Jika dipandang perlu, PK dapat melakukan klarifikasi atas hasil audit dan hasil review kepada Ketua Tim Audit atau Reviewer.
6. PENGGUNAAN MEREK DAGANG
Auditee yang telah mendapatkan sertifikat (Dokumen Sertifikasi) CoC PEFC, berhak untuk menggunakan atau memasang Logo dan merek dagang PEFC untuk produk yang disertifikasi merujuk kepada standar PEFC ST 2001:2020, setelah terlebih dahulu mendapatkan persetujuan dari Lembaga Sertifikasi PT ISE. Logo atau merek dagang PEFC akan dijelaskan pada laman tersendiri dalam website PT.ISE ini.
Penggunaan merek dagang akan diatur dalam kontrak antara Pemohon dan Dewan PEFC melalui PT ISE, serta annual fee akan dibayarkan langsung oleh Pemohon ke Dewan PEFC / PT ISE dengan catatan membayar pajak sebanyak 2x, jika pembayaran melalui PT ISE.
Acuan penggunaan merek dagang PEFC merujuk pada PEFC ST 2001 ; 2020 tentang aturan merek dagang PEFC ; Persyaratan, dan IFCC PD 1003 ; 2020 tentang Penerbitan lisensi penggunaan merek dagang PEFC dan IFCC di Indonesia.
7. PENILAIAN BERKALA (PENILIKAN)
Bagi auditee yang sudah mendapatkan sertifikat, maka untuk menjamin terimplementasikannya sistem sesuai persyaratan standar secara berkesinambungan, akan dilakukan pemeriksaan lapangan secara berkala setiap tahun yang berarti 12 (dua belas) bulan, plus atau minus 3 bulan.
Pelaksanaan Penilikan serupa dengan kegiatan penilaian lapangan. PT ISE akan menyampaikan rencana detail dan tanggal Penilaian kepada auditee paling lambat 1 bulan sebelum Penilikan dilaksanakan. Untuk pelaksanaan Penilikan, auditee dikenakan biaya sesuai dengan yang tertuang di dalam kontrak.
Auditee harus memelihara dan menyediakan seluruh rekaman terkait dengan operasional organisasi yang tercakup di dalam ruang lingkup sertifikasi dan dapat ditunjukan kepada tim penilai PT ISE.
Hasil Penilikan akan disampaikan kepada auditee paling lambat 7 hari setelah penetapan keputusan yang dilampiri/dilengkapi dengan resume hasil audit di website PT ISE.
8. PEMBAHARUAN SERTIFIKAT
Pembaharuan Sertifikat (Re-Sertifikasi) akan dilakukan selama masa berlaku sertifikat sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi dan akan dilakukan kegiatan penilaian lengkap sebagaimana penjelasan pada Poin 7 di atas. PT ISE akan menginformasikan persyaratan-persyaratan untuk dilakukan Re-Sertifikasi kepada auditee pada saat kunjungan lapangan audit sebelumnya.
9. PUBLIKASI KEPEMILIKAN SERTIFIKAT (setelah penerbitan sertifikat)
Auditee yang telah memiliki sertifikat berhak untuk mempublikasikan bahwa produk kayu yang dihasilkan diperoleh dari proses pengelolaan hutan yang memenuhi kriteria dan indikator CoC sesuai dengan ruang lingkup yang tertuang pada sertifikat.
Dalam setiap kesempatan promosinya, auditee harus dapat memastikan produk mana yang terdaftar dan memenuhi persyaratan untuk diklaim sebagai produk kayu bersertifikat (sekurang-kurangnya memenuhi klaim 70% certified) dengan menerapkan sistem ketelusuran yang dimilikinya.
10. PENYALAHGUNAAN SERTIFIKAT (setelah surveilan)
PT ISE memiliki sistem untuk memantau penggunaan sertifikat oleh seluruh auditee. Maka bila terdapat auditee yang terbukti menggunakan sertifikat yang tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam promosi-promosi, penulisan katalog, atau penggunaan lainnya, maka sertifikat auditee akan dibekukan sementara, dicabut, ditindak secara hukum, dan/atau dipublikasi atas pelanggarannya tersebut.
11. PEMBEKUAN SERTIFIKAT
Sertifikat auditee dapat dibekukan sementara apabila terjadi namun tidak terbatas pada hal-hal sebagai berikut:
Ketika terdapat keputusan untuk menangguhkan sertifikat, Direktur Utama mengkonfirmasi pembekuan sertifikat secara tertulis kepada pelanggan dengan alasannya. Surat Pemberitahuan Pembekuan tersebut untuk menjelaskan bahwa pelanggan tidak dapat diregistrasi lagi dan sertifikat ditangguhkan.
Pada akhir masa pembekuan sertifikat, Manager Forestry Voluntary PT ISE bersama Tim Audit melakukan investigasi untuk pemenuhan atas temuan yang ada dan/atau melakukan kunjungan penilikan tambahan terhadap perbaikan yang telah dilakukan.
Masa Pembekuan Sertifikat selama 6 bulan atau selama 3 bulan untuk auditee yang menolak dilakukan penilikan (surveilan). Semua biaya yang ditimbulkan atas Pembekuan dan/atau penerbitan kembali sertifikat dibebankan kepada pelanggan dengan proses tertulis. Dan apabila tidak ada tindakan perbaikan oleh pelanggan maka sertifikat dapat dicabut.
12. PENCABUTAN SERTIFIKAT
Sertifikat auditee dapat dicabut, apabila :
Ketika terdapat keputusan untuk pencabutan sertifikat, Direktur Utama akan mengkonfirmasi secara tertulis kepada pelanggan dengan alasannya. Surat Pemberitahuan Pencabutan Sertifikat tersebut untuk menyatakan secara jelas bahwa pelanggan tidak dapat diregistrasi kembali
13. BIAYA SERTIFIKASI
Perincian biaya sertifikasi akan diajukan dan disampaikan kepada auditee, dimana besarnya biaya akan sangat tergantung dari ruang lingkup auditee yang tertuang di dalam form aplikasi yang dikirimkan.
Auditee dapat dikenakan biaya tambahan apabila terdapat kondisi yang dianggap perlu untuk dilakukan kegiatan tambahan (misalnya verifikasi ketidaksesuaian) di luar kegiatan yang tertuang di dalam kontrak kerja, baik terjadi sebelum ataupun selama masa sertifikasi berlaku, antara lain:
Secara umum, komponen biaya sertifikasi terdiri dari ;
1.Review aplikasi permohonan
2.Audit Tahap 1
3.Audit Tahap 2, dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut ;
4.Penyusunan Laporan
5.Review Laporan Hasil Audit
6.Pengambilan Keputusan
14. PENYAMPAIAN KELUHAN DAN BANDINGBIAYA SERTIFIKASI
Keluhan dan banding dijelaskan pada laman tersendiri dalam website PT ISE ini merujuk kepada standar ISO/IEC 17065 : 2012
15. KERAHASIAHAN
PT ISE akan memperlakukan semua informasi yang didapatkan dari auditee sebagai akibat dari proses sertifikasi sebagai informasi yang rahasia, kecuali apabila itu diminta oleh standard untuk dipublikasikan atau diminta oleh Hukum.
16. MENGINFORMASIKAN DENGAN SEGERA ATAS PERUBAHAN
– Jika PT ISE terdapat perubahan data:
Jika terjadi perubahan dalam segi apapun, maka manajemen PT ISE akan dengan segera memberitahukan informasi tersebut kepada klien PT ISE dan semua yang terlibat atas perubahan data tersebut.
– Jika Auditee terdapat perubahan data:
Bagi Auditee yang sudah mendapatkan sertifikat, harus melaporkan kepada PT ISE apabila terjadi;
Jika terdapat perubahan data dari Auditee, maka PT ISE berhak meminta data mana saja yang mengalami perubahan serta Auditee wajib menginfokan kepada Manajemen PT ISE untuk segera dilakukan Audit Khusus karena adanya perubahan pada data dari Auditee.
Jika Auditee tidak memberikan informasi dengan adanya perubahan data pada perusahaannya, dan telah di temukan pada saat audit lapangan, maka PT ISE dengan tegas menjadikan hal itu sebagai Temuan (CARs) untuk ditindaklanjuti sebagaimana diatur dalam prosedur yang berlaku.