Sudah tuntaskah?

Pada audit pihak ketiga di salah satu pabrik dari sebuah perusahaan yang berpusat di Jakarta, auditor menerbitkan sebuah laporan ketidaksesuaian terkait dengan ditemukannya beberapa operator sedang mengoperasikan  mesin, tetapi operator  tersebut belum pernah memperoleh pelatihan yang dipersyaratkan. Organisasi auditee telah menetapkan bahwa seluruh operator harus lulus pelatihan tertentu sebelum mereka diizinkan mengoperasikan mesin tersebut yang dibuktikan dengan sertifikat yang disahkan oleh lembaga yang berwenang.

Kepala Department Operasional pabrik yang bertanggung jawab langsung terhadap sistuasi ini beralasan bahwa hal itu terpaksa dilakukan karena jumlah operator yang bersertifikat tidak mencukupi, sedangkan produksi harus tetap berjalan untuk memenuhi order pelanggan. Meskipun beberapa operator tidak memiliki sertifikat, tetapi mereka telah belajar dari para operator senior bagaimana mengoperasikan peralatan tersebut. Sedangkan untuk memperoleh sertifikat, pabrik menghadapi kesulitan karena tidak tersedia pelatihan di daerah dimana Cabang tersebut berlokasi. Pelatihan hanya ada di kota dimana Kantor Pusat berlokasi dan ini berarti pabrik harus mengeluarkan biaya ekstra dan operator harus meninggalkan pekerjaannya untuk sementara waktu.

Tindakan koreksi yang diambil oleh Kepala Department Operasional adalah mengusulkan kepada Kantor Pusat untuk memberikan pelatihan kepada operator tersebut. Bukti tindakan koreksi diajukan kepada auditor yaitu berupa surat dari pabrik kepada Kantor Pusat tentang usulan pelatihan tesebut.

Apakah tindakan koreksi ini sudah memadai? Apakah dengan bukti tersebut auditor dapat menutup laporan ketidaksesuaian?

Problem

Bila sebuah organisasi ingin mengirimkan produknya kepada pelangan, tetapi ditengah perjalanan mobil yang membawa produk dihadang kemacetan yang tidak diinginkan ditambah lagi kondisi mobil itu juga ternyata mogok dan memerlukan beberapa saat untuk perbaikannya. Meskipun akhirnya barang tiba di tempat tujuan, tetapi telah terlambat karena melewati waktu yang direncanakan. Kejadian ini dapat dikatakan sebagai sebuah ketidaksesuaian, karena tidak terpenuhinya waktu pengiriman seperti yang direncanakan dan telah disepakati dengan pelanggan. 

Ketidaksesuaian yang dimaksud dalam peristiwa di atas adalah terkait dengan tidak terpenuhinya suatu persyaratan yaitu kesepakatan dengan pelanggan tadi.  Persyaratan  dapat disebutkan sebagai kebutuhan atau harapan baik yang dinyatakan (stated) maupun tidak dinyatakan (generally implied), atau merupakan aturan yang wajib diikuti. Dengan demikian persyaratan dapat berupa peryaratan pelanggan, persyaratan produk, persyaratan sistem manajemen, persyaratan pemerintah, persyaratan organisasi, baik yang tertulis, tersebutkan, atau merupakan common practice. Persyaratan tertulis dapat dalam wujud surat kontrak, Purchase Order, jadwal produksi, jadwal pengiriman, Prosedur, Work Instructon, Drawing, Quality Objective, Quality Manual, peraturan tertulis, manual mesin, dsb, sedangkan persyaratan yang tidak tertulis dapat berupa persyaratan lisan, common practice, atau kebijakan pimpinan organisasi. 

Dalam  pengertian yang lebih luas ketidaksesuaian sering disebut sebagai problem, yaitu terjadinya penyimpangan terhadap suatu norma atau aturan yang telah disepakati. 

Problem dapat muncul dimana dan kapan saja, yang bersumber dari kejadian atau proses yang diluar kendali. Meskipun segala sesuatu telah direncanakan dan  seluruh sumber daya dipersiapkan, problem mungkin dapat saja terjadi disebabkan keterbatasan kemampuan kendali. 

Sumber problem dapat dikategorikan berasal dari faktor eksternal dan faktor internal, atau kombinasi dari keduanya. Problem mungkin muncul pada proses-proses pembelian, pelatihan, komunikasi internal, komunikasi pelanggan, penerimaan order, pengiriman, penyimpanan, monitoring, tidak tercapainya sasaran, tidak terpenuhiya schedule. 

Pengertian keliru yang menganggap bahwa tindakan koreksi hanya dilakukan pada ketidaksesuaian proses produksi  masih sering dijumpai.  Jadi, problem tidak terbatas pada problem yang muncul pada proses produksi atau service saja.   

Kemunculan problem atau ketidaksesuaian  ini memerlukan tindakan koreksi

Tindakan koreksi

Tindakan koreksi (corretive action) seringkali disalahartikan dan diimplementasikan sebagai koreksi (correction).  Padahal dua istilah ini memiliki makna yang berbeda, walaupun kelihatannya mirip. Organisasi Internasional untuk Standarisasi yang sekretariatnya berkedudukan di Geneva menetapkan dalam ISO 9000: Quality Management Systems – Fundamental and Vocabulary bahwa koreksi adalah tindakan untuk menghilangkan non coformity yang terdeteksi, sementara tindakan koreksi didefinisikan sebagai tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang terdeteksi atau situasi lain yang tidak diinginkan. Meskipun demikian correction adalah bagian dari corrective action, dimana correction merupakan immediate action terhadap ketidaksesuaian yang terdeteksi.  Sedangkan permanent action-nya harus meliputi suatu tindakan untuk mencegah agar problem yang sama tidak muncul kembali.

Setelah seorang operator mengisi sebuah formulir seperti yang ditugaskan kepadanya, dia menemukan beberapa kesalahan penulisan. Dengan sebuah cairan putih dia dapat menutup kata yang salah, lalu menulis ulang untuk memperbaikinya.  Contoh tindakan seperti  ini baru sebatas koreksi, belum sampai kepada tindakan koreksi.  Banyak contoh lain sering ditemukan dimana tindakan koreksi yang dilakukan sebenarnya masih terbatas pada koreksi saja, atau dalam beberapa kasus hanya terbatas pada rencana yang bahkan belum tentu dapat mengkoreksi ketidaksesuaian seperti cerita di awal tadi. Tindakan koreksi yang efektif adalah bila tindakan yang dilakukan menghilangkan ketidaksesuaian  dan menghilangkan penyebabnya agar tidak terulang kembali.

Tuntas

Dengan memahami makna tindakan koreksi, seharusnyalah laporan ketidaksesuaian pada kejadian diawal cerita belum dapat ditutup. Auditee harus melakukan investigasi mendalam untuk mengetahui root cause dari ketidaksesuaian tadi. Pengiriman surat usulan pelatihan ke kantor pusat belum menyelesaikan problem yang ditemukan.  Bahkan misalnya pelatihan telah dilaksanakan dan sertifikat telah diterima oleh operator, maka masih harus dipastikan tindakan lain yang diambil untuk menjamin bahwa hal tersebut tidak terulang kembali.  Misalnya disediakan prosedur yang mengatur tentang pelatihan bagi calon operator, komitmen dari pihak management untuk mematuhi ketentuan yang berlaku, diberikan pengumuman tertulis agar operator tanpa sertifikat tidak diperbolehkan menjalankan peralatan, dan tindakan lainnya yang sesuai. Sehingga tindakan koreksi dapat dianggap tuntas tas… lalu ditutup tup…

(MZ)