TATA ATURAN PELAKSANAAN
Pengumuman Sertifikasi SFM
Tata aturan pelaksanaan SFM
Sebagai Lembaga Penilai Kesesuaian, PT Intishar Sadira Eshan menganggap perlu untuk membuat tata aturan Pelaksanaan Sertifikasi bagi calon pemohon sertifikasi, yang secara garis besar terdiri dari ;
1.
Standar acuan (Referensi Normatif) dalam pelaksanaan audit/sertifikasi, mengacu kepada sebagaimana dijelaskan pada standar acuan yang dijelaskan dalam laman web ini (standar dan acuan normative SFM);
2.
Persamaan Persepsi Sertifikasi (Definisi) ;
Sebelum dilaksanakan proses sertifikasi, beberapa hal yang harus disamakan terkait persepsi terhadap sertifikasi diantaranya adalah ;
a.
Proses Sertifikasi SFM IFCC, adalah ; Serangkaian Kegiatan untuk menilai implementasi penerapan Standar Pengelolaan Hutan Lestari yang dikembangkan oleh IFCC dan atau PEFC pada sebuah perusahaan atau multi usaha apakah memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, termasuk aplikasi, evaluasi, keputusan pada sertifikasi, pengawasan dan sertifikasi ulang, penggunaan sertifikat dan Logo
b.
Sistem Sertifikasi, adalah ; seperangkat prosedur dan sumber daya untuk mengelola proses sertifikasi, menurut skema sertifikasi (SFM IFCC), yang mengarah pada penerbitan sertifikat kompetensi, termasuk pemeliharaannya.
c.
Lingkup sertifikasi, adalah ; Produk yang akan di sertifikasi (Hasil Hutan Kayu, Hasil hutan bukan Kayu, Jasa lingkungan atau kombinasi dari beberapa pengelolaan), proses, atau layanan yang diberikan sertifikasi
3.
Proses sertifikasi
Tahapan utama dalam proses sertifikasi adalah sertifikasi itu sendiri, yang diawali oleh ;
a.
Pengajuan Aplikasi, adalah tahapan mengisi data-data umum unit manajemen yang formulirnya dapat di unduh melalui https://ptise.co.id/, dan disampaikan kembali baik melalui surel/email dan atau media lainnya kepada PT ISE untuk dilakukan kajian terhadap Unit Manajemen yang akan disertifikasi.
b.
Jika hasil kajian menunjukkan bahwa unit manajemen layak untuk dilakukan sertifikasi maka, PT ISE akan memberikan penawaran harga sertifikasi yang mengacu kepada ;
- Luas areal unit pengelolaan
- kompleksitas, struktur dan system managemen dari organisasi klien
- hasil audit sebelumnya (jika ada)
- keluhan, komentar dan kekhawatiran yang diterima dari masyarakat lokal, para pihak, pelanggan dan pihak eksternal lainnya (jika ada)
- Kompleksitas dan keragaman dari operasional pengelolaan hutan, isu-isu lingkungan dan sosial.
- Resiko-resiko yang terkait dengan produk, proses dan kegiatan klien
c.
Lembaga Sertifikasi PT ISE akan mengirimkan Rencana Audit untuk dimintai persetujuannya oleh auditee, jika penawaran harga sertifikasi diterima dan disetujui oleh pihak unit manajemen. Pada tahap ini para pihak menandatangani kesepakatan atau kontrak yang mengatur bahwa ;
- PT ISE atau personil sertifikasi yang ditugaskan akan menjaga kerahasiaan dan ketidakberpihakan terkait proses audit;
- Kedua belah pihak sepakat untuk menuangkan pekerjaan sertifikasi SFM IFCC dalam sebuah kontrak yang berisi hak dan kewajiban serta hal-hal lain sesuai dengan standar yang dipersyaratkan sesuai standar IFCC ST 1002 : 2021 ;
- Memastikan bahwa auditee/klien untuk memberikan informasi kepada IFCC dan Badan terkait lainnya, jika diperlukan.
d.
Audit Tahap 1, yaitu proses pengumpulan dokumen-dokumen awal yang menjadi persyaratan untuk dilakukan audit selanjutnya.
Audit Tahap 1, sekurang-kurangnya terdiri atas proses untuk meminta ;
- Data perusahaan (nama, alamat, kedudukan, dll);
- Jenis sertifikasi (single site, multi site, grup sertifikasi);
- Ruang Lingkup yang akan disertifikasi ( Hutan/Korporasi, Hutan Rakyat, Pohon Diluar Hutan)
- Aspek Produksi yang signifikan
- Aspek Ekologi yang signifikan
- Aspek Sosial yang signifikan
- Ijin atau lisensi dari regulator (KLHK)
- Bukti Sertifikat PHL pada skema Mandatory KLHK (SVLK) pada ruang lingkup Korporasi (PBPH HA/HT/HP)
- Jenis-jenis kegiatan outsourcing (jika ada)
e.
Pengumuman Konsultasi Publik (setelah audit Tahap 1 dilakukan sekurang-kurangnya 30 hari sebelum audit Tahap 2) pengumuman dilakukan melalui Situs Web PT ISE, dan menginformasikan kepada IFCC dan atau mengundang masyarakat umum dan pemangku kepentingan untuk menyampaikan komentar mengenai Operasi Pengelolaan Hutan Klien. PT ISE akan mempertimbangkan dan mengevaluasi informasi yang diterima selama audit Tahap 2.
Pada setiap proses Sertifikasi awal, Pengawasan (Penilikan) dan Audit Ulang (Re-sertifikasi), PT ISE akan mengadakan Konsultasi Publik, mengundang para pemangku kepentingan dan pihak-pihak yang berkepentingan untuk menyampaikan informasi terkait klien organisasi. Konsultasi Publik akan diumumkan sekurang-kurangnya pada situs web PT ISE dan menginformasikan pula kepada IFCC. Catatan dari semua Konsultasi Publik akan menjadi dokumen tambahan yang di simpan oleh bagian sertifikasi Voluntary PT ISE (Skema SFM IFCC). Semua informasi dari Konsultasi Publik tersebut akan diteruskan kepada tim audit pada proses audit Tahap 2, Pengawasan (Penilikan), atau Audit ulang (Re-sertifikasi).
f.
Audit Tahap 2 (audit lapangan-dilakukan selambat-lambatnya setelah 6 bulan dari audit tahap 1), adalah tahapan audit untuk melakukan verifikasi di lapangan (evaluasi) terhadap implementasi penerapan standar system pengelolaan hutan lestari sesuai dengan persyaratan standar yang dikembangkan oleh IFCC pada bidang Produksi, Ekologi dan Sosial dengan mempertimbangkan masukan-masukan para pihak saat pengumuman konsultasi publik.
Pada tahap ini, tim audit harus memverifikasi: temuan dari audit Tahap 1, dan dapat mendeteksi CARS minor, CARS Mayor, dan observasi.
Jika ditemukan ketidak sesuaian baik minor maupun mayor, maka tim audit akan melakukan ; Permintaan Tindakan perbaikan terhadap temuan mayor, minor dan observasi.
Identifikasi CARS (corrective action Request) Mayor apabila ;
- Terdapat ketidaksesuaian pada persyaratan-persyaratan standar yang tidak terpenuhi ;
- Terdapat ketidaksesuaian pada persyaratan Sistem Manajemen yang terdokumentasi – baik dalam 1 area, atau dengan mengidentifikasi sejumlah ketidaksesuaian individu dalam aktivitas yang sama pada beberapa tempat (multi site) ;
- Ketidaksesuaian yang secara langsung berdampak pada Produk/Layanan seperti yang dipersyaratkan oleh pelanggan atau spesifikasi eksternal atau yang memungkinkan kurangnya kontrol terhadap aspek yang dianggap berbahaya dan atau akan membahayakan ;
- Kegagalan mengidentifikasi/mengakui dan bertindak atas ketidakpatuhan dengan peraturan perundang-undangan atau peraturan yang berlaku.
Sedangkan untuk ketidak sesuaian minor apabila ;
- Diketemukan ketidaksesuaian dalam semua keadaan lain di mana ketidaksesuaian diidentifikasi
Auditee wajib menutup ketidaksesuaian (mayor) dalam jangka waktu 6 bulan setelah hari terakhir audit tahap 2, dan PT ISE akan melakukan audit tahap 2 lainnya (jika dipandang perlu) sebelum merekomendasikan sertifikasi, sedangkan untuk ketidaksesuaian minor akan diverifikasi kembali setelah pihak auditee telah menyampaikan rencana untuk perbaikan dan Tindakan perbaikan telah diterima dan verifikasi akan dilakukan pada saat audit pengawasan (surveilan).
g.
Evaluasi Hasil Pemeriksan (Check List dan Laporan Audit) oleh Reviewer PT ISE
h.
Pengambilan keputusan Hasil Sertifikasi, yang dilakukan oleh sekurang-kurangnya 2 orang pengambil keputusan yang memenuhi kompetensi, dengan mematuhi standar IFCC ST 1002 ; 2021 (Produksi, Ekologi, Sosial)
i.
Penerbitan Sertifikat
j.
Menginformasikan kepada IFCC mengenai penerbitan setiap sertifikat Pengelolaan Hutan Lestari beserta data rincian terkait.
k.
Audit Berkala ( Penilikan )
- Merujuk pada prosedur PT Intishar Sadira Eshan ISE 261 klausul 5.2.1.1.1 bahwa berdasarkan program audit yang telah dibuat setelah sertifikasi awal, akan ditentukan jadwal kegiatan penilikan Organisasi, setiap tahun yang berarti 12 (dua belas) bulan, dengan tujuan untuk Pemeliharaan Sertifikasi dan memastikan bahwa klien/auditee secara terus menerus memenuhi persyaratan standar system manajemen.
- Selanjutnya hasil dari audit penilikan dapat berupa ;
- Kelanjutan Sertifikat SFM IFCC;
- Pembaharuan sertifikat yang disebabkan oleh;
- penambahan atau pengurangan ruang lingkup,
- penambahan atau pengurangan site,
- perubahan standar yang digunakan,
- perubahan-perubahan lainnya,
- Pembekuan atau pencabutan Sertifikat.
l.
Audit khusus ( Jika ada )
Audit khusus dilaksanakan jika terjadi hal-hal sebagai berikut ;
- Perluasan atau pengurangan ruang lingkup ;
- Adanya perubahan lokasi (penambahan atau pengurangan jumlah lokasi) ;
- Pengaktifan kembali sertifikat yang telah dibekukan ;
- Tindak lanjut penyelesaian ketidaksesuaian major;
- Tindak lanjut dari Keluhan atau banding dan/atau informasi dari para pihak yang berkepentingan yang menunjukkan bahwa klien tidak memenuhi standar yang berlaku;
Pelaksanaan audit khusus dapat dilaksanakan bersamaan dengan audit penilikan.
m.
Pembekuan, Pengaktifan Pembekuan dan Pencabutan Sertifikat
- Pembekuan Sertifikat
Sertifikat klien bisa dibekukan karena hal-hal sebagai berikut:
- Klien tidak bersedia dilakukan Penilikan sesuai jangka waktu yang telah ditetapkan dan atau tidak bersedia dilakukan audit khusus ;
- Ditemukan ketidaksesuaian sebagai hasil penilikan atau audit khusus yang mengharuskan sertifikat dibekukan sesuai prosedur PT Intishar Sadira Eshan ;
- Klien yang meminta pembekuan secara sukarela ;
- Klien tidak dapat memenuhi kewajibannya sebagaimana diatur dalam perjanjian kontrak dengan PT ISE;
- Sebagai bentuk tindak lanjut dari penyelesaian keluhan atau banding.
- Pengaktifan Pembekuan
Sertifikat yang dibekukan dapat diaktifkan kembali jika masalah yang mengakibatkan pembekukan telah diselesaikan oleh klien selambat-lambatnya 6 (enam) bulan sejak dibekukan, yang dipastikan dilakukannya verifikasi terhadap penyelesaian ketidaksesuaiannya dengan cara evaluasi secara on-site (audit khusus) atau cukup dengan off site (tinjauan dokumen) oleh auditor yang ditugaskan oleh PT ISE.
- Pencabutan Sertifikat
Sertifikat klien bisa dicabut karena hal-hal sebagai berikut:
- Klien tidak menyelesaikan tindakan koreksi dan korektif selama masa pembekuan;
- Pemegang sertifikat sudah dicabut hak izin usahanya oleh instansi terkait;
- Atas permohonan sendiri dari klien;
- Penyalahgunaan sertifikat, tanda sertifikasi dan atau merek dagang IFCC yang terus berlangsung;
- Jika pemegang sertifikat menghentikan kontraknya dengan PT ISE sebelum periode masa berlaku sertifikat berakhir;
- Sebagai bentuk tindak lanjut dari penyelesaian keluhan atau banding.
- Dalam hal terjadi pembekuan dan pencabutan sertifikat, maka PT ISE akan ;
a. Membuat SK Pembekuan / Pencabutan untuk ditandatangani Direktur
b. Menyampaikan SK Pembekuan / Pencabutan kepada klien yang disertai dengan penjelasan bahwa selama masa pembekuan dan atau Pencabutan sertifikat klien tidak diperkenankan untuk :
- menggunakan sertifikat, tanda sertifikasi dan merek dagang IFCC pada transaksi penjualan dan/atau promosi;
- melakukan klaim produknya sebagai yang bersertifikat SFM IFCC
c. Mempublikasikan di website PT ISE
d. Menginformasikan kepada PEFC dan/atau IFCC
